موظف أرشيف

مكان العمل  : ربف حلب – منبج 

مدة العقد :شهر ونصف 

نوع العقد / الدوام: عقد كامل – دوام اداري 

عدد الشواغر: 1 

كود الوظيفة: AHS-25-533

تاريخ انتهاء الإعلان: 25/05/2025

الجمعية الدولية لرعاية ضحايا الحروب والكوارث – الأمين 

التأسيس: منظمة الأمين هي منظمة إنسانية غير حكومية وغير ربحية تأسست في عام 2012 كمبادرة مجتمعية تطوعية من قبل عدد من الأطباء والأكاديميين تخليداً لذكرى الشهيد محمد أمين حرصوني، واستجابة لاحتياجات المتضررين من الأزمات الإنسانية. 

الرسالة: تعزيز الرعاية الصحية ورفاه الناس المحتاجين والمجتمعات المتأثرة بالأزمات من خلال دعم أنظمة الرعاية الصحية والتعليم وبرامج المجتمع.  

الرؤية: الرفاه لجميع الناس. 

القيم: 

الثقة: نثق بزملائنا والمستفيدين وشركائنا ونبني ونعزز الثقة مع مرور الوقت حتى نشعر نحن والآخرون بالأمان والراحة. 

الاستجابة: نحن مسؤولون أمام زملائنا وشركائنا والمستفيدون الذين نخدمهم. 

المساءلة: لدينا واجب أخلاقي ومسؤولية لاستخدام مواردنا بكفاءة. 

النزاهة: نلتزم بمبادئنا وقيمنا، نحن صادقون في عملنا اليومي والخدمات التي نقدمها. 

الشفافية: نشارك المعلومات داخليًا وخارجيًا لبناء الثقة والاحترام ونتواصل بشكل منفتح مع الأطراف المعنية. 

المبادئ: 

منظمة الأمين تدعم جميع مبادئ العمل الإنساني المتفق عليها والمعتمدة من قبل المجتمع الدولي وتشمل: 

• الإنسانية 

• الحيادية 

• عدم الانحياز 

• الاستقلالية 

أين نعمل 

منظمة الأمين مرخصة رسميًا في العديد من البلدان مثل المملكة المتحدة، السويد، الولايات المتحدة، وتركيا. هذه المكاتب الرئيسية مسجلة رسميًا كجمعيات خيرية مما يسهل أنشطة المناصرة، وفرص جمع التبرعات، ونشر قضايانا بكل صوت ممكن. 

شاركت الأمين أيضًا في الاستجابات الإنسانية كبعثات تنفيذية في تركيا، سوريا، لبنان، اليمن، الصومال، فلسطين، السودان، العراق، أوكرانيا، وجيبوتي على مدى السنوات الماضية. في هذه المكاتب الميدانية، تعمل  كوادر منظمة الأمين بالتنسيق والتعاون مع السلطات المحلية، وتقديم الخدمات من خلال ثلاثة برامج إنسانية رئيسية: الصحة والتغذية، الحماية والتعليم، والاستجابة الطارئة. 

المهام و المسؤوليات : 

• تصنيف الوثائق والملفات وفقًا للأنظمة المعتمدة. 

• حفظ الملفات في أماكن آمنة ومرتبة، مع تحديد موقع كل ملف لضمان سهولة الوصول إليها. 

• رقمنة الوثائق الورقية باستخدام الأجهزة والبرامج المناسبة. 

• الحفاظ على قاعدة بيانات إلكترونية منظمة للملفات والمستندات. 

• تقديم تقارير عن حالة الوثائق والأرشيف لمراجعتها من قبل الإدارة. 

• متابعة الأرشيف بشكل دوري لضمان التحديث المستمر للملفات. 

• ضمان الحفاظ على سرية الوثائق حسب السياسات. 

• اتباع إجراءات الحماية للأرشيف لضمان عدم التلاعب أو الفقدان 

• الرد على استفسارات الموظفين أو الفرق الأخرى فيما يتعلق بموقع الملفات أو وثائق محددة. 

• تقديم الدعم في استرجاع المستندات المطلوبة في الوقت المحدد. 

• الإشراف على الصيانة الدورية للأرشيف سواء الورقي أو الرقمي. 

• تدمير الوثائق التي تم الانتهاء من استخدامها وفقًا للسياسات المعتمدة. 

الشهادات و متطلبات العمل : 

• شهادة الثانوية العامة كحد أدنى (يفضل شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو مجال مشابه). 

• خبرة سابقة في العمل في مجال الأرشفة (يفضل). 

• مهارات تنظيمية ممتازة. 

• إجادة استخدام برامج الأرشفة الإلكترونية. 

• قدرة على التعامل مع الوثائق بشكل دقيق ومرتب. 

• مهارات تواصل جيدة.